จัดการและแชร์เอกสารร่วมกันภายในองค์กร

การประยุกต์ใช้ Google Apps เพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร
(มหาวิทยาลัยราชภัฎยะลา)

ตอน จัดการเอกสารร่วมกันภายในองค์กรด้วย Google Docs + Google Drive

ทำความรู้จักกับ Google Docs และ Google Drive

Google Docs :: ชุดเครื่องมือสำหรับสร้างเอกสาร

Google Drive :: จัดเก็บไฟล์เอกสารและแบ่งปัน

          Google Docs หรือ Google Document และ Google Drive เป็นหนึ่งในบริการของผลิตภัณฑ์ Google Apps จากบริษัท Google ซึ่งเป็นบริการที่ให้ใช้งานฟรี และทางมหาวิทยาลัยราชภัฎยะลาได้ลงทะเบียนใช้บริการ Google Apps ในรูปแบบ Google Apps for Education เรียบร้อยแล้ว สำหรับบุคลากรทั้งสายวิชาการและสายสนับสนุน ตั้งแต่ผู้ปฏิบัติงานจนถึงผู้บริหารระดับสูง และนักศึกษาของมหาวิทยาลัยสามารถเข้าใช้งานได้แล้ว

Google Docs คืออะไร?

หน้าต่างหลักของบริการ Google Document

          Google Docs หรือ Google Document เป็นเครื่องมือผลิตเอกสารแบบต่าง ๆ ที่ทำงานได้คล้ายคลึงกับ Microsoft Office หรือ Open Office เป็นการทำงานด้านเอกสารในรูปแบบออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องติดตั้งชุดโปรแกรมไว้ในเครื่อง เพียงแค่คุณเปิด Internet Browser (แนะนำให้เปิดกับ Chrome Browser)

ทำไม Google Docs จึงน่าใช้งาน?

• สามารถเลือกคนที่ต้องการให้เข้าถึงเอกสารของคุณได้
• สามารถใช้งานเอกสารร่วมกันได้ทันที ในรูปแบบออนไลน์และเรียลไทม์
• สามารถแก้ไขและนำเสนอร่วมกับบุคคลอื่น  ในรูปแบบออนไลน์และเรียลไทม์
• สามารถเข้าถึงงานเอกสารจากที่ไหนก็ได้ ทั้งจากเครื่องคอมพิวเตอร์ Smart Phone หรือ Tablet
• การจัดเก็บข้อมูลมีความปลอดภัย ไม่ต้องกังวลเรื่องฮาร์ดไดรฟ์เสีย หรือแฟลชไดรฟ์สูญหาย
• การบันทึกและส่งออกสำเนาสามารถทำได้อย่างง่ายดาย
• การอัพโหลดไฟล์ หรือโฟลเดอร์ ได้ถึง 1GB
• สามารถเผยแพร่เอกสารภายในหน่วยงาน หรือเฉพาะกลุ่ม
• สามารถดูคุณลักษะใหม่ ๆ ของ Google Docs ได้ (Click)

Google Docs ประกอบไปด้วยเครื่องมือสร้างเอกสารอะไรบ้าง?

เครื่องมือสร้างเอกสารใน Google Docs

          ใน Google Docs มีเครื่องมือสำหรับสร้างเอกสาร ดังนี้

• เครื่องมือสร้างเอกสารข้อความ (Documents)

ตัวอย่างหน้าจอเครื่องสร้างเอกสารข้อความ

• เครื่องมือสร้างกระดาษทำการ (Spreadsheet)

ตัวอย่างหน้าจอเครื่องมือสร้างกระดาษทำการ

• เครื่องมือสร้างเอกสารนำเสนอ (Presentation)

ตัวอย่างหน้าจอเครื่องมือสร้างเอกสารนำเสนอ

• เครื่องมือสร้างแบบสอบถามต่าง ๆ (Form)

ตัวอย่างหน้าจอเครื่องมือสร้างแบบสอบถามต่าง ๆ

• เครื่องมือสร้างภาพ (Drawing)

ตัวอย่างหน้าจอเครื่องมือสร้างภาพ

Google Drive คืออะไร?

หน้าต่างหลักของบริการ Google Drive

          Google Drive เป็นพื้นที่สำหรับจัดเก็บไฟล์ข้อมูล เอกสาร รูปภาพ วีดีโอของคุณ ในรูปแบบออนไลน์ คล้าย ๆ กับ Skydrive หรือ Dropbox แต่ Google Drive ไม่ได้ให้บริการเป็นพื้นที่จัดเก็บไฟล์อย่างเดียว คุณสามารถแบ่งปันเอกสาร หรือข้อมุลกับคนที่คุณต้องการได้ และยังสามารถแก้ไขทำงานร่วมกันได้จากอุปกรณ์ทุกประเภท ช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสาร ข้อมูลในการทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น แม้ว่าทีมงานของคุณจะอยู่คนละที่ สำหรับขนาดความจุดของพื้นที่สำหรับจัดเก็บไฟล์นั้นทาง Google ให้ใช้งานพื้นที่ในการจัดเก็บฟรีเริ่มต้น 5GB และสามารถอัพเกรดเป็น 25GB (แต่มีค่าใช้จ่าย) ในอนาคตทาง Google อาจเพิ่มขนาดพื้นที่ในการจัดเก็บที่มากขึ้นกว่าเดิม

Go Google : Google Drive

คุณจะได้ประโยชน์จากบริการ Google Drive อะไรบ้าง?

เข้าถึงได้ทุกที

           คุณสามารถเข้าถึงเอกสาร ข้อมูลต่าง ๆ ที่จัดเก็บไว้บน Google Drive ได้ทุกที่จากเครื่องคอมพิวเตอร์(PC และ Mac) ที่บ้านของคุณ หรือที่สำนักงาน จากอุปกรณ์ Smart Phone (iOS และ Android) หรืออุปกรณ์ Table (iOS และ Android) เพียงแค่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตได้ 

เก็บไฟล์ของคุณไว้ในที่ปลอดภัย

           เอกสาร ข้อมูลของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในที่ปลอดภัย ลองนึกดู! หากฮาร์ดไดรฟ์ที่เก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ หรือคอมพิวเตอร์แบบพกพา เกิดเสียหาย หรือเครื่องโดนขโมย แล้วคุณจะทำอย่างไร? ถ้าคุณเก็บข้อมูลไว้ในแฟลชไดร์ฟ หรือในอุปกรณ์ Smart Phone, Tablet เพื่อสามารภพกพาได้สะดวก คุณได้ทำตกหล่นหายไป หรือโดนน้ำเข้า ใช้งานไม่ได้ แล้วคุณจะทำอย่าง? คุณสามารถสำรองเอกสาร ข้อมูลที่สำคัญของคุณได้บน Google Drive รับรองข้อมูลของคุณจะปลอดภัย

ทำงานร่วมกันได้ 

          Google Drive คุณสามารถใช้ชุดเครื่องมือจาก Google Docs ในการสร้างและแก้ไขเอกสารที่ต้องทำงานร่วมกับคนที่คุณต้องการได้เป็นอย่างดี คุณสามารถแบ่งปันเอกสาร หรือแชร์เอกสารกับคนที่คุณต้องการทำงานร่วมกันได้จากอุปกรณ์ทุกประเภท เช่น จากอุปกรณ์ Smart Phone หรือ Tablet  แม้ว่าคนที่ทำงานร่วมกันอยู่ห่างไกล

สามารถเข้าไปดูคุณลักษณะใหม่! ของบริการ Google Drive ได้ที่นี้(Click)

อ้างอิง

- http://docs.google.com
- http://drive.google.com
- http://www.google.com/intl/th/enterprise/apps/business/